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Dans le descriptif de chaque contact d'une fiche client, deux cases à cocher « Principal Livraison » et « Principale Facturation » permettent d'indiquer quel contact sera pris par défaut pour la facturation, et quel contact (il peut être différent) sera pris en compte par défaut pour la livraison.

Ces contacts seront donc automatiquement affectés aux documents de vente lors de la création d'un devis, d'un bon de livraison, ou d'une facture par exemple. C'est une affectation par défaut, mais ils pourront être modifiés.

Par exemple, on sait que pour le client Durand S.A., c'est généralement Hubert qui réceptionne les livraisons (il sera donc indiqué par défaut comme « contact livraison » dans la fiche du client Durand S.A.), alors que pour la facturation, c'est la comptable Jacqueline qui traite nos factures, c'est donc elle qui sera indiquée par défaut comme « contact facturation » dans la fiche de Durand S.A..

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Dans les deux cas, le contact pourra être modifié au moment de l'établissement du document commercial.

Pour reprendre notre exemple, si Jacqueline est en congé maternité et que l'on sait que c'est provisoirement Bertrand qui valide nos factures chez Durand S.A., on pourra changer le « contact facturation » indiqué par défaut (Jacqueline) sur la facture, pour indiquer Bertrand à la place.

Généralement, le contact sera indiqué sur le document commercial. Il est indiqué par exemple sur les modèles de facture fournis avec le logiciel, mais pas sur les modèles de devis, ce qui est logique. Cependant, si besoin, il pourra facilement être ajouté sur un modèle de devis via l'éditeur d'état.

Bien sûr, c'est le « contact livraison » qui est indiqué sur les bons de livraison, et c'est le « contact facturation » qui est indiqué sur les factures.

Le contact est enregistré « en dur » dans la facture. Si par exemple, vous supprimez un contact (qui n'est plus salarié chez le client) alors qu'il avait été indiqué dans certaines factures, ces factures conserveront tout de même le nom du contact de l'époque.