Ciel a donc sorti son logiciel entièrement conçu pour l'auto-entrepreneur, le nouveau statut d'entreprise (remplaçant la micro-entreprise qui était très proche déjà de ce statut) qui a un grand succès (45 000 nouveaux entrepreneurs en moins de deux mois, 1 500 à 2 000 nouveaux chaque jour).
Il a la particularité d'être totalement gratuit ! C'est à ma connaissance la première fois que Ciel applique cette politique pour un logiciel non bridé et destiné à être distribué à un volume quand même relativement important. Il faut dire que Ciel a mis du temps et a pris le train en marche.... (Cela dit, c'est la même chose pour tous les grands éditeurs, EBP n'ayant même toujours rien sorti par exemple).
Seuls les services (assistance téléphonique, formation), optionnels, sont payants. Cela dit, la version gratuite est complète (aucune limitation en durée ou en nombre de factures, achats, etc.) et intègre quand même 3 appels téléphoniques d'assistance, ce n'est pas négligeable !
Si en plus d'être micro-entrepreneur, vous avez un commerce, regardez aussi le logiciel de caisse et de gestion de stock Melkal, il vaut le détour.
Alors, que vaut ce nouveau logiciel ? Soyons francs, il y a à boire et à manger...
Voyons de plus près les qualités et les défauts de ce nouveau logiciel. Vous trouverez en bas de l'article notre conclusion et la note globale.
D'entrée de jeu, disons tout de suite que ce logiciel plaira beaucoup ou pas du tout, et à mon avis majoritairement pas du tout...
Il faut dire qu'il y a deux types de logiciels d'auto-entrepreneur qui se dessinent : les logiciels conçus dès le départ pour l'auto-entrepreneur, comme on commence à en voir des tonnes depuis quelques semaines (principalement des logiciels en ligne d'ailleurs), et les logiciels plus classiques, conçus à partir de logiciels existants, mais modifiés et adaptés pour l'auto-entrepreneur.
Ciel Auto-entrepreneur Facile fait partie de cette deuxième catégorie (Il est construit en fait sur la base du logiciel Ciel Professionnel Indépendant).
Les deux catégories de logiciels ont des caractéristiques bien différentes. La deuxième catégorie, dont fait donc partie Ciel Auto-Entrepreneur, a l'avantage d'obliger l'auto-entrepreneur à une certaine rigueur, toujours très utile bien sûr pour survivre dans le monde des affaires...
L'autre avantage est que si l'auto-entrepreneur voit son affaire réussir, il devra passer à un moment ou à un autre à un logiciel plus puissant. L'intérêt de ce logiciel est là : si l'utilisateur passe ensuite à des logiciels de type Ciel Compta Facile ou Ciel Facturation Facile, il ne sera pas dépaysé et pourra passer sans grande douleur à une comptabilité classique d'entreprise.
Si l'utilisateur passe plus tard (par exemple, lorsqu'il sortira du régime fiscal auto-entrepreneur) à Ciel Professionnel Indépendant, il pourra même ouvrir directement son dossier de travail "Ciel Auto-entrepreneur Facile", sans avoir besoin de passer par une procédure d'import-export, c'est appréciable ! Il pourra ainsi gérer la T.V.A sans avoir besoin de beaucoup changer ses habitudes de travail.
Alors, où est le problème ? Le problème est que beaucoup d'auto-entrepreneurs ont choisi ce statut en partie justement pour son absence de contraintes administratives et de comptabilité. Ils ont en outre souvent la tête dans le guidon, beaucoup d'entre-eux veulent passer le moins de temps possible sur leur gestion.
En découvrant Ciel Auto-entrepreneur Facile, ils risquent d'être rebutés...
Soyons clairs, c'est certain que d'avoir une bonne rigueur de gestion apporte beaucoup d'avantages. Par exemple, il n'est pas rare que certains jeunes entrepreneurs foncent dans les ventes et la facturation ...sans se rendre compte parfois qu'il leur manque des règlements !
D'autant que Ciel Auto-entrepreneur est quand même simple ! suffisamment ? je pense qu'il l'aurait pu l'être bien plus.. Je pense en fait que ce type de logiciel aurait mérité d'être créé de zéro, à partir d'une feuille blanche. J'avais d'ailleurs eu l'occasion de faire le même reproche aux autres logiciels de la gamme Facile.
Je comprends bien l'intérêt et les avantages d'une grande homogénéité de gamme, mais je pense qu'un meilleur équilibre aurait pu être trouvé.
Le monde des logiciels conçus dès le départ pour les auto-entrepreneurs n'est pas si rose non plus ! Ils sont généralement plus ergonomiques et surtout plus agréables à utiliser, mais il ne suffit pas d'avoir de belles icônes et de mignons feux tricolores pour faire un bon logiciel ! Nous en reparlerons...
Bon, voyons maintenant en pratique le fonctionnement de Ciel Auto-entrepreneur Facile :
L'ergonomie du logiciel
L'ergonomie du logiciel est quasiment identique aux autres logiciels de la gamme Facile, et très proche des autres logiciels Ciel.
On a donc un logiciel assez classique, avec menus déroulants, barre d'outils, etc. Heureusement, Ciel a eu la bonne idée de ne pas y ajouter sa barre de navigation ! Mais, on a droit aux icônes qui ont l'air d'être tout droit sorties d'une vieille Nintendo... ;-) Franchement, il est aussi impossible de se repérer en se fiant aux icônes, alors qu'ils sont quand même là pour ça.. Il faudrait penser à les renouveler...
De nombreuses options d'ergonomie sont disponibles ...Trop ! Par exemple, la barre d'outils est personnalisable (quelqu'un a-t-il déjà personnalisé une barre d'outils Ciel ?!), et on peut même en créer plusieurs ! La fenêtre des préférences est un modèle du genre :-(, tout y est personnalisable, des sons aux couleurs, en passant par les polices de caractères... On y trouve même des paramétrages de fonctionnalités inexistantes (agenda...) dans le logiciel !
Tout cela est bien sûr hérité des autres logiciels, mais était-il nécessaire de les garder dans cette version ? Parce que quand on recherche quelque chose, on est parfois perdu dans tout ce fatras...
La création de l'entreprise
Eh oui, on est là encore dans une logique classique d'entreprise, avec une fonction pour créer un nouveau dossier, comme dans les autres logiciels ciel ! A part que là aussi, dans le régime auto-entrepreneur, il y a des choses superflues. On passera sur les formes juridiques proposées (territoire d'outre-mer, syndicat agricole, société anonyme d'exploitation, j'en passe et des meilleures !), mais à quoi sert la date de fin de période d'exercice quand on est auto-entrepreneur ?!
La procédure même de création de dossier aurait pu être évitée, chaque personne ne pouvant bien sûr être qu'une seule fois auto-entrepreneur. Cela aurait permis d'enlever de nombreuses lignes de menu : Nouveau, Ouvrir, Fermer, etc.
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Les clients
Le logiciel permet d'enregistrer les coordonnées de clients, bien qu'il soit possible de saisir aussi directement les coordonnées d'un client directement dans la facture (ouf).
On peut donc créer une fiche pour chaque client. La fiche est assez simple, avec trois onglets. Dans le premier, on trouve les coordonnées du client. Il y a quand même des cases assez superflues... Qui remplit la case "A.P.E." de la fiche client ?!
On peut directement envoyer un email au client, et se connecter aussi directement à un service de géolocalisation de type Mappy pour voir le positionnement géographique du client par exemple.
En haut à droite de la fiche, un menu popup indique "client". On peut le changer pour sélectionner "fournisseur". Quel intérêt ? Dans un logiciel simple, on aurait aimé voir disparaître tout cet héritage de logiciel plus évolué.
Le deuxième onglet comprend des informations diverses : mode de paiement par défaut, famille client, poste de dépense ou de recette. Je ne vais pas encore y revenir, mais tout ça aurait pu être simplifié.
Dans le troisième onglet, on peut créer autant de contacts que l'on veut. Par exemple, si le client est une entreprise, on peut indiquer dans cet onglet tous les contacts de l'entreprise. On peut sélectionner le contact "principal". Est-ce que la possibilité d'indiquer de nombreux contacts dans une entreprise client était nécessaire ? Vu la typologie de clientèle d'un auto-entrepreneur, j'en doute...
Les fournisseurs
On peut aussi créer une fiche pour chaque fournisseur. Le fonctionnement est exactement le même que pour les clients, puisque, comme on l'a vu, les fiches sont communes.
Les articles et les prestations
La fiche article/prestation est très simple. On peut y mettre le libellé, une longue description, une famille statistique, un prix de revient (moins utile dans le cadre du régime d'auto-entrepreneur), et un prix de vente.
Notez que la description longue peut être très utile selon votre activité. Vous pouvez en effet décrire longuement l'article ou la prestation. Cerise sur le gâteau, cette description pourra être mise en forme comme dans un traitement de texte (alignement des paragraphes, type et taille des caractères, couleurs, etc.)
Ce n'est pas un simple commentaire : si vous avez saisi une description, c'est elle qui sera imprimée sur le devis/facture (avec bien sûr votre choix de mise en forme).
On peut aussi indiquer une unité de vente (kilo, heure, litre, etc.), l'éco-participation, et le poste de recettes.
Même si la fiche est très simple. Là aussi, elle aurait encore pu être plus simplifiée. Par exemple, selon le type d'activité (vente de marchandises ou service ou mixe) de l'auto-entrepreneur, la case "écoparticipation", voire aussi peut-être "unité", auraient pu être retirées de l'écran.
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Idem pour la case "TVA". Il est vrai qu'elle est grisée, mais ça aurait encore été plus lisible si la case pouvait être totalement retirée de l'écran ! Quelle est son utilité ? Pareil pour le paramétrage de T.V.A dans les "paramètres société". C'est un paramétrage inutile qui peut troubler l'utilisateur !
(il y a en fait une utilité : si l'utilisateur migre plus tard sur le logiciel Ciel Professionnel Indépendant, il ne sera pas trop dépaysé. Il retrouvera la case de T.V.A. à la même place, à part qu'il pourra cette fois-ci l'activer... Mais je persiste à penser que cette approche génère plus d'inconvénients que d'avantage. Le but étant déjà que l'auto-entrepreneur survive et se serve réellement de son logiciel)
En parlant de T.V.A.... Pour les petits malins qui penseraient utiliser ce logiciel gratuit pour faire leurs devis/factures alors qu'ils sont en régime d'entreprise classique, je rappelle que ce logiciel ne gère pas et n'applique pas de T.V.A sur les factures...
Lorsque l'utilisateur opte pour la gestion de T.V.A. auprès de l'Administration, il sort du régime fiscal micro-entreprise. Il pourra alors passer au logiciel Ciel Professionnel Indépendant, logiciel plus puissant (mais pas beaucoup plus compliqué) qui gère la T.V.A. Il récupérera toutes ses données automatiquement.
Les devis et les factures
Le point fort du logiciel !
Comme dans Ciel Facturation Facile, on peut créer un devis ou une facture à l'écran très facilement. On saisit en fait la facture à l'écran directement dans le modèle qui sera imprimé, une véritable idée de génie ! Simple et ingénieuse... Le genre de truc tellement simple que l'on se demande pourquoi ce n'est pas appliqué depuis de nombreuses années !
Bref, votre modèle de facture apparaît à l'écran (avec éventuellement un logo que vous avez choisi). Vous n'avez plus qu'à sélectionner un client et des articles/prestations.
Vous pouvez aussi directement saisir les coordonnées d'un nouveau client à l'écran, et saisir aussi librement de nouvelles prestations ou de nouveaux articles, avec des prix totalement libres.
Vous pouvez aussi écrire tout ce que vous voulez dans la facture, y compris de longues descriptions, comme dans un traitement de texte (vous pouvez aligner le texte, choisir la couleur, la taille, la police de caractère, etc.).
Comme on l'a vu, si vous avez mis en forme (couleurs, taille des caractères, etc.) la description longue d'un article/prestation (dans sa fiche), cette description sera automatiquement appliquée dans le devis/facture (mais vous pourrez bien sûr encore la modifier/compléter).
Si vous avez sélectionné un client existant, vous pouvez quand même compléter/modifier son adresse sur la facture. Ce complément sera bien appliqué à l'impression, mais ne sera pas reporté dans la fiche client (les modifications que l'on apporte directement sur la facture ne sont généralement valables qu'à un moment donné).
C'est souple et très bien fait !
Seuls défauts pour nous : ces petites fenêtres sensées nous faire gagner du temps et qui apparaissent à chaque nouveau champ. Elles sont assez envahissantes...
Surtout, le logiciel oblige à indiquer un type de paiement (chèque, carte bleue, etc.), pourquoi diable avoir rendu cela obligatoire ?! Rappelons que c'est juste une indication, le type de paiement pourra de toute façon être changé lors du règlement client.
Bien sûr, un devis peut-être transformé d'un clic en facture (avant de valider la facture, vous pouvez d'ailleurs ajouter des articles, en enlever, modifier les prix, etc., ce qui vous permet de tenir compte des remarques du client sur le devis).
L'encaissement des clients
Dès que l'on valide une facture, on peut l'imprimer et/ou l'envoyer par email et/ou la régler.
Ciel Auto-entrepreneur Facile intègre en effet des fonctions de paiement et d'échéance. On peut enregistrer le règlement (partiel ou total) d'une facture immédiatement ou plus tard.
Un tableau permet aussi de consulter les factures qui ont été réglées et celles qui ne l'ont pas été ou que partiellement.
Avant de régler une facture, celle-ci doit être validée (les factures validées apparaissent en rouge dans le tableau)... Il est par contre possible de faire un règlement partiel (le client règle une partie de la facture, le solde étant à régler plus tard, ou encore en plusieurs fois).
Les factures totalement réglées apparaissent en italique dans le tableau.
Tout cela va paraître bien complexe de prime abord aux nouveaux utilisateurs... Pourtant, c'est assez simple, mais il est vrai que là aussi, on sent l'héritage de logiciels de gestion traditionnels...
Il n'y a pas de module de relance client. A mon sens, c'est justifié. Déjà que ce type de module est finalement peu utilisé dans un logiciel classique, je trouve qu'il aurait alourdi inutilement le logiciel, vu la typologie des auto-entrepreneurs.
Enregistrement de recettes et de dépenses
Vous pouvez bien sûr enregistrer vos dépenses, bien que la fenêtre de saisie de dépense/recette est assez ésotérique ! Elle n'est pas si complexe que ça en fait, mais elle en surprendra plus d'un !
Les factures totalement réglées apparaissent en italique dans le tableau.
Tout cela va paraître bien complexe de prime abord aux nouveaux utilisateurs... Pourtant, c'est assez simple, mais il est vrai que là aussi, on sent l'héritage de logiciels de gestion traditionnels...
Il n'y a pas de module de relance client. A mon sens, c'est justifié. Déjà que ce type de module est finalement peu utilisé dans un logiciel classique, je trouve qu'il aurait alourdi inutilement le logiciel, vu la typologie des auto-entrepreneurs.
Enregistrement de recettes et de dépenses
Vous pouvez bien sûr enregistrer vos dépenses, bien que la fenêtre de saisie de dépense/recette est assez ésotérique ! Elle n'est pas si complexe que ça en fait, mais elle en surprendra plus d'un !
On retrouve encore une logique comptable qui n'est a priori pas faite pour les auto-entrepreneurs, mais qui leur donnera de bonnes habitudes pour plus tard...
Pour chaque dépense, on indique donc une date, un libellé (achats de timbres, etc.), un poste de trésorerie (la caisse ou le compte bancaire sur lequel a été débité la dépense), le mode de paiement (espèces, chèque...), le poste fournisseur (le nom du fournisseur), le poste de dépense (achat, charges sociales, etc.), un numéro de pièce (le numéro de la facture par exemple), et bien sûr le montant de la dépense !
Une option permet d'indiquer plusieurs postes de dépense pour une même dépense.
Le suivi du compte en banque
Il n'y en a pas, juste un simple livre de trésorerie. Notez tout de même que la liste des écritures ne comprend que les écritures de trésorerie (entrées et sorties d'argent, c'est assez logique avec ce statut), mais tous comptes bancaires et caisse confondus. Si vous n'avez par contre qu'un compte, cette liste pourra éventuellement vous servir à contrôler votre compte bancaire.
Pour chaque dépense, on indique donc une date, un libellé (achats de timbres, etc.), un poste de trésorerie (la caisse ou le compte bancaire sur lequel a été débité la dépense), le mode de paiement (espèces, chèque...), le poste fournisseur (le nom du fournisseur), le poste de dépense (achat, charges sociales, etc.), un numéro de pièce (le numéro de la facture par exemple), et bien sûr le montant de la dépense !
Une option permet d'indiquer plusieurs postes de dépense pour une même dépense.
Le suivi du compte en banque
Il n'y en a pas, juste un simple livre de trésorerie. Notez tout de même que la liste des écritures ne comprend que les écritures de trésorerie (entrées et sorties d'argent, c'est assez logique avec ce statut), mais tous comptes bancaires et caisse confondus. Si vous n'avez par contre qu'un compte, cette liste pourra éventuellement vous servir à contrôler votre compte bancaire.
Les postes, les écritures, et la validation de fin d'année !
C'est la surprise du logiciel. Bien que ce ne soit pas obligatoire (ni même indiqué nulle part) dans le régime auto-entrepreneur, Ciel a introduit un système de postes (comme dans Ciel Professionnel Indépendant, c'est l'équivalent des comptes comptables sans le jargon et leur rigidité), d'écritures, de validation, et de clôture.
Il y a même un module de communication pour envoyer vos données à un expert-comptable ! Inutile de dire que c'est complètement superflu dans le cadre d'un régime auto-entrepreneur.... mais ça fera plaisir aux experts-comptables (premiers prescripteurs des éditeurs de logiciel de compta...) et pourra peut-être servir aux utilisateurs paresseux ou manchots... ;-)
A la réflexion, cela pourra quand même servir dans certains cas, notamment les cas où l'auto-entrepreneur doit passer au statut supérieur très rapidement, en cours d'année, qu'il n'a pas le temps de s'en occuper, et qu'il a maintenant suffisamment de moyens pour passer par un expert...
Bien sûr, tout cela est bien plus simple que dans un logiciel de compta traditionnel, mais il est quand même surprenant de trouver tout cela ici.
Je suppose que tout cela permet là encore de donner de bonnes habitudes à l'utilisateur, ce qui lui permettra par la suite de passer plus facilement à une vraie compta ....mais je suis sceptique. Il aurait au moins été judicieux de proposer un mode "simple" sans tout ça !
Les statistiques et les indicateurs
Il y a de nombreuses statistiques, dont plusieurs graphiques. Certaines sont bien faites et intéressantes, mais là encore, bizarrement, on a peu d'indicateurs liés au régime auto-entrepreneur, un comble !
Par exemple, on aurait aimé avoir des indicateurs et des alertes sur les limites de chiffre d'affaires imposées par le régime auto-entrepreneur. C'est quand même important, sous peine de changer de statut !
Les charges sociales étant calculées automatiquement sur le chiffre d'affaires, il est là aussi très curieux de ne pas avoir d'indicateur sur les charges qu'on aura à payer.
Idem pour les dates de paiement des charges. Selon l'option mensuelle ou trimestrielle, il aurait été intéressant d'être averti des prochaines échéances !
De la même façon, surtout si on a opté pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu (paiement au mois ou au trimestre), des indicateurs sur les montants et les échéances de paiement de l'impôt auraient été bienvenus...
Le manuel d'utilisation
Il n'y en a pas ! :-( Mais il y a des rubriques d'aide, malheureusement peu didactiques et utilisant le vieux système d'aide de Windows, vraiment peu ergonomique et agréable à utiliser...
Conclusion
Ciel Auto-entrepreneur Facile est un logiciel intéressant, surtout vu son prix ! :-)
Il n'y en a pas ! :-( Mais il y a des rubriques d'aide, malheureusement peu didactiques et utilisant le vieux système d'aide de Windows, vraiment peu ergonomique et agréable à utiliser...
Conclusion
Ciel Auto-entrepreneur Facile est un logiciel intéressant, surtout vu son prix ! :-)
Mais à mon sens, il n'intéressera qu'une catégorie d'auto-entrepreneurs : ceux qui pensent passer au régime d'entreprise standard assez rapidement.
Et encore, il est quand même stupéfiant que le logiciel n'intègre pas d'indicateurs liés au régime d'auto-entrepreneur (limites de C.A., montants et échéances des charges fiscales et sociales, etc.).
Pour les autres utilisateurs, à vous de tester... Mais je trouve que ce logiciel aurait mérité d'être beaucoup mieux adapté aux réalités des auto-entrepreneurs.
Il est vrai que le logiciel est gratuit, mais peu accessible au non-habitués, tant dans l'ergonomie, dans le fonctionnement, que dans l'aide... Afin de vendre la version payante avec assistance ?
Nous avons aimé :
- La gratuité
- L'obligation de rigueur de gestion (mais mal adaptée)
- La description longue avec mise en forme des articles/prestations
- La possibilité de règlement partiel et en plusieurs fois (pour les paiements des clients)
- Les trois appels d'assistance gratuits
- Le très bon module de création de devis et de facture
- La possibilité de pouvoir migrer très facilement à Ciel Professionnel Indépendant lorsque l'on sort du régime fiscal micro-entreprise
- La compatibilité Mac/PC (la version Mac sera disponible à partir du 13 mars)
Nous n'avons pas aimé :
- L'ergonomie peu adaptée
- Le peu d'adaptation aux réalités des auto-entrepreneurs
- Pas d'indicateurs/stats/alertes liés au régime d'auto-entrepreneur
- Le fait qu'il n'y a pas de vrai manuel, avec sommaire et index
- Le numéro de téléphone d'assistance surtaxé
Note globale
(pour les débutants)
4/10
Note globale
(pour ceux qui vont vite passer
en régime d'entreprise classique)
7/10
version testée : 1.3
(pour les débutants)
4/10
Note globale
(pour ceux qui vont vite passer
en régime d'entreprise classique)
7/10
version testée : 1.3
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J'ai lu avec intérêt votre article concernant ce produit.
C'est vrai que cela aurait pu gagner en simplicité mais bon, qui peut le plus peut le moins.
Votre note globale étant loin d'être bonne, avez vous d'autres produits - gratuits eux aussi - que vous estimez être meilleurs ? EBP n'a rien fait pour les AE ?
Je rejoins malgré tout la plupart de vos commentaires et c'est vrai que quelques alertes sur les contraintes AE auraient été les bienvenues (paiement charges, fisc, plafond près d'être atteint)
J'ajouterai deux remarques :
- la facture établie et validée peut être envoyée directement par email à son adresse paramétrée. Un seul regret, le mail d'accompagnement ne comporte aucun texte et c'est dommage. La cerise sur le gâteau étant bien entendu que ce text soit entièrement paramétrable par l'utilisateur (menu préférences)
- le livre de recettes ne fait pas apparaître le n° de facture (alors que cela est obligatoire). Une colonne référence est bien présence, mais vide...
Merci de vos commentaires éventuels.