Ciel Compta, Gestion Commerciale, et Associations Evolution : Association d'un répertoire à une fiche client ou article - Personnalisation de documents (3)

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Avec Ciel Compta Evolution 2008, Ciel Gestion Commerciale Evolution 2008, ou Ciel Associations Evolution 2008, il est possible d'associer un répertoire externe à chaque fiche client, article, fournisseur, ou représentant. Un répertoire associé à un client pourra par exemple contenir des contrats, des avenants, des photos, etc., dans n'importe quel format (word, PDF, excel, powerpoint, jpeg, etc.). Un simple clic sur un des documents permettra de le lire avec le logiciel d'origine (word, excel, etc.). Nous verrons également que les logiciels Ciel Evolution 2008 permettent de créer ces répertoires de manière automatisée.

 

Depuis quelques années, la base de données et les fiches (client, article, fournisseur, etc.) sont personnalisables, avez-vous introduit de nouvelles possibilités de ce type cette année ?

Oui, nous proposons un nouveau type de champ : "Lien vers un répertoire". Ce champ est très intéressant, puisqu'il permet de faire un lien avec des documents extérieurs aux logiciels Ciel.

Tableau de bord de ciel gestion commerciale evolution 2008

Par exemple, si vous avez créé un répertoire (sur le poste où est installé Ciel ou sur le réseau de l'entreprise) concernant un client, et contenant des propositions de contrats, avenants, photos, documents techniques liés à ce client, etc., vous pourrez mettre un lien dans la fiche de ce client vers ce dossier externe. Ainsi, d'un clic à partir de la fiche client concernée, vous pourrez ouvrir le dossier client contenant des documents PDF, word, excel, photos, images, vidéos, etc.

 

Ce nouveau champ, "Lien vers un répertoire", est donc disponible dans les fiches. Peut-on également y accéder dans une liste d'articles ou de clients par exemple ?

Oui, grâce au menu contextuel. Un clic droit sur un article, un client, un représentant, ou un fournisseur d'une liste, affiche le nom du répertoire concerné, et même son contenu. Un clic sur un des documents listés (PDF, powerpoint, excel, word, photo, etc.) permet de l'ouvrir.

Un autre point très important est que vous pouvez automatiser la création de ces répertoires. C'est-à-dire qu'un répertoire peut être automatiquement créé et associé à un nouvel article ou à un nouveau client par exemple.

Avec cette option, le répertoire créé reprendra automatiquement le nom du client, du fournisseur, du représentant, ou de l'article concerné. L'utilisateur pourra ensuite y glisser n'importe quel type de document externe, comme on l'a vu.

À partir du menu contextuel, il est aussi possible de demander au logiciel de créer un répertoire associé.

 

états imprimés avec le générateur de documents d'un logiciel Ciel Evolution 2008

 

Au niveau de la personnalisation des documents, des nouveautés ont-elles été apportées ?

Oui, je rappelle déjà que les logiciels Ciel pouvaient déjà aller très loin en termes de personnalisation de documents, notamment grâce à notre générateur de documents (d'états) livré avec chacun de nos logiciels.

L'utilisateur peut ainsi créer des listes simples, des états sous forme de colonnes, avec éventuellement des sous-totaux. Il peut y avoir jusqu'à 4 niveaux de sous-totaux, et même bien plus en utilisant le système de scripts de Ciel.

La mise en page, la largeur et la couleur des colonnes, etc., peuvent être bien sûr entièrement personnalisées. Des états de type "dessin" sont aussi proposés, ce qui permet de dessiner des modèles de facture, des mailings, etc.

Avec le générateur de documents, des statistiques croisées peuvent être aussi générées. Enfin, à partir de ces outils, il est aussi possible d'exporter les données des états dans différents formats : texte, xml, dbf, etc.

Fin de la TROISIEME partie (à suivre).

 

 


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